Pon todo por escrito
Documenta cada contrato o acuerdo por escrito. Es habitual que los miembros de la familia se involucren en el negocio sin elaborar previamente un plan formal que plasme lo que obtendrán cada uno de la empresa. Depender estrictamente de acuerdos verbales o resolver diferentes situaciones sobre la marcha, puede acarrear a futuros conflictos o malentendidos.
Pero… ¿Cómo hacerlo? Primero describe claramente lo que se requiere de cada uno en términos de deberes, descripción del puesto, procedimientos operativos, participación en la propiedad, compensaciones, beneficios, ventajas (si las hubiere) y otros asuntos asociados con la participación en el negocio. Es probable que surjan desacuerdos, pero el dejar todo por escrito ayudará mucho a resolver estas disputas.
También es importante redactar un plan de sucesión que especifique cuándo y cómo la empresa pasará a la siguiente generación, sea por el motivo que fuere. El plan debe proporcionar recursos económicos a los nuevos propietarios, establecer un plan de formación a la nueva gerencia y concretar qué papel (si corresponde) continuará desempeñando el anterior gerente. Es recomendable buscar asesoramiento profesional fuera de la familia, a poder ser, un abogado y un contable que garanticen la transferencia sin problemas.
Define las tareas con criterio
Evita la situación de asignar a la familia un trabajo “por simpatía» y define bien los criterios del cargo previamente. Al igual que en cualquier otro trabajo, debe basarse siempre en las cualidades y beneficios que cada empleado pueda aportar a la empresa, por lo que resume previamente los requisitos tales como experiencia previa, habilidades y educación deseados o competencia técnica y después cotéjalo con tus empleados.
Elaborar un plan de gestión ayuda a evaluar las competencias y habilidades de tu equipo. Diseña la jerarquía que limite la responsabilidad del trabajador en función de su desempeño, minimizando así las percepciones de favoritismos hacia los miembros de la familia.
Una vez que se haya creado el plan de gestión, se debe supervisar que cada uno trabaje en según lo acordado e ir asignando más tareas a medida que se van conociendo las limitaciones y virtudes de cada uno.
Aclarar roles y responsabilidades
Una vez identificados los talentos y fortalezas de los trabajadores, se deben asignar roles y responsabilidades de cada miembro. Si bien varias personas pueden estar calificadas para tareas similares, se debe concretar cómo se asignarán las responsabilidades redactando claramente la descripción del cargo evitando futuros conflictos en la toma de decisiones. Además del compromiso individual, se debe crear y recordar siempre constantemente a todos los miembros la visión y misión del negocio. Este último punto propiciará un ambiente de motivación y compromiso ayudando a que todos trabajen juntos para lograr un objetivo común y superar conjuntamente las posibles diferencias que puedan surgir.
Tratar indistintamente a familiares y a no familiares
Es muy importante mantener el equilibrio entre la familia y empresa por lo que esforzarse por mantener los dos ámbitos separados evitando que los problemas de dentro de la familia afecten a las decisiones comerciales (y viceversa), resulta primordial.
Evita también mostrar favoritismos a los miembros de la familia sobre otros empleados. Trata a todos de manera justa y equitativa. Como ejemplos de equidad pueden ser horarios de trabajo, los aumentos salariales, los ascensos, los elogios y las críticas… se deben manejar de la misma justa manera, indistintamente de la condición del empleado.
Céntrate en la comunicación
Este es uno de los puntos a tener más en cuenta ya que, si bien la comunicación abierta y bidireccional es fundamental en cualquier negocio, lo será especialmente en un negocio familiar.
No se debe caer en la idea de que por el mero hecho de ser familia no es importante hablar de las expectativas de cada uno confiando en que se da todo por sentado, además de que, es evidente que no siempre se estará de acuerdo con todo. Sin embargo, implantar una cultura de comunicación abierta desde el inicio, evitará que los miembros se guarden sus diferencias, lo que causaría inminentes dificultades a largo plazo. Un buen consejo es celebrar reuniones con regularidad para evaluar el progreso, discutir diferencias de opinión y resolver las disputas.
Por último, aunque la comunicación es esencial, es importante establecer límites. Hablar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y mezclar los negocios con la vida personal puede ser realmente agotador. Limita las discusiones laborales fuera del trabajo, o al menos, guárdalas para el momento adecuado.
Contempla diferentes perspectivas
Establece una política sobre cómo se tomarán las decisiones y escucha a todas las generaciones de la familia; quizás los miembros más jóvenes de la familia tengan un punto de vista diferente al de los más mayores por lo que, si se consideran otras perspectivas, ayudará a determinar una decisión más consensuada. Dicho esto, hay que tener en cuenta que las ideas frescas y el pensamiento creativo de un miembro más joven puede verse sofocado al trabajar con la familia, debido al hábito de que en casa son los mayores quienes toman las decisiones.
En conclusión, administrar un negocio con la familia puede tener cierta dificultad adicional. Pero el éxito de un negocio familiar puede brindar una oportunidad para que los miembros jóvenes de la familia obtengan experiencia laboral y poder crear así un legado que pasará de una generación a la siguiente. Si estás considerando abrir una franquicia con la familia, sigue los pasos descritos anteriormente para lograr un equilibrio adecuado entre la vida personal y profesional.
El modelo de negocio de Mail Boxes etc. encaja perfectamente con el trabajo en familia, gracias a su fácil configuración: Al iniciarse la franquicia, tan sólo se requiere de dos personas: uno/a en tienda y el/la otro/a quien se encargará de la captación y gestión de los clientes. Una vez el negocio crezca, se pueden ir incorporando nuevos empleados en función de las necesidades de tus clientes: Diseño gráfico e impresión, embalaje, supervisión de la logística, desarrollo web…
